ISO9001認證,,ISO9001:2008標準條款中關于 顧客投訴處理的步驟
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顧客投訴處理的步驟
顧客投訴的處理應先處理人的心情,再處理事,并最終達成一致的處理方案,同時做好追蹤的工作。
1、傾聽。認真傾聽顧客所描述的信息,并給予積極的回應,同時要做好相應的記錄(包括:投訴的描述、相關資料、預期回復時間、要求補償?shù)姆绞降鹊?。
2、同情。應站在顧客的角度,關注此時此刻他(她)的心情,并給出回應,讓顧客感受到我們是站在她的角度出發(fā)考慮問題的,同時讓他(她)感受到我們非常積極、關注他(她)所提出的問題。
3、 通過調查提出正確的問題。在處理完前面的兩步驟后應根據(jù)投訴的嚴重性進行評估并做相應的調查,調查的程序要與投訴的嚴重性和發(fā)生的頻率相一致。通過細致的調查,明確相應的問題后,應及時向顧客做出答復。
4、達成一項處理協(xié)議。在全面關注顧客的真實感受,并站在公司長遠發(fā)展的角度,本著讓雙方的損失達到最小的基礎上,通過與顧客協(xié)商,與顧客達成一項處理協(xié)議,并按協(xié)議實施。
5、跟蹤落實。對于承諾顧客的協(xié)議,一定要跟蹤落實到位,以確保在承諾的時間內完成所有承諾的事項。對于企業(yè)內部需要進行改進的部分,企業(yè)應全面且細致地進行原因的分析(可以應用5 Why的原則),并根據(jù)原因制定相應的糾正措施(措施應確保具有可執(zhí)行性)。企業(yè)內部還應對糾正措施的有效性進行跟蹤,以確保措施得到落實,并能真正預防此類投訴的再次發(fā)生。
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