四川ISO9000認證 關于ISO9001認證中如何對記錄和空白表單進行控制

四川ISO9000認證 關于ISO9001認證中如何對記錄和空白表單進行控制

1、什么是記錄？記錄是闡明過程結果或者提供所完成活動的證據的文件（ISO9000第3.7.6條）。記錄為了滿足可追溯性要求，提供驗證糾正措施和預防措施的證據。因此，必須保留到認為沒有價值為止。

2、哪些記錄必須控制？通常根據如下三方面來考慮：

1）法規(guī)條例規(guī)定必須要保留做為客觀證據的；如食品安全需要的。

2）ISO9001規(guī)定必須要有的記錄；譬如，不合格品處理的。

3）顧客規(guī)定必須要有的記錄；譬如，和顧客簽訂合同中規(guī)定的。

4）組織自己認為必須要有的記錄。譬如，自己新工藝開發(fā)需要的。

3、記錄往往是填寫在空白的表單上的。凡是作為需要控制的記錄所用的空白表單也必須加以控制。因為，空白表單也是文件。根據什么說是文件？ISO9000：2000對文件的定義是，信息及其承載的媒介。如果一個空白的表單，要求填寫質量數據，成為記錄。您所記錄的數據應當是有用的數據。根據ISO9000定義，有用的數據就是信息，那么，記錄是文件，空白表單中有構成記錄的信息，當然，也是文件。特別是，有的空白表單上還有指導如何填寫的信息，因此，空白表單就是文件。

4、為了確保記錄的正確，通常表單的填寫是用程序（或者作業(yè)指導書）來控制的。因此，凡是符合第3點所說的空白表單都應當加以控制。其他的，不屬于質量管理體系的范疇，如果其他體系有要求，那是另外討論的問題。

5、空白表單如何控制？只要得到受控目的，方式方法組織可以自己確定。表單和記錄控制涉及三方面：

1）既然空白表單是文件，就應當滿足標準第4.2.3條要求。譬如，內容充分性。確保有了這些內容可以滿足可追溯性以及提供證據證明的需要。

2）空白表單版本標志。如果空白表單內容有所變更，新老表單應當能加以區(qū)別，以免誤用。因此，要有版本的識別標志。通常在表單的下面用年月日來表示該空白表單的編制年月日。如20071212。

3）表單填寫內容成了記錄以后，應當滿足標準第4.2.4條要求。譬如，必須便于識別和檢索。通常用流水帳上統(tǒng)一編號。譬如，部門（組、個人代號）加流水號。如果QW-1。表示質量部門W的第一個記錄。

以上三方面控制方法是否一定用編號。用可以，不用，如果能夠達到標準可以識別的要求，也是可以的。方法很多。因為，標準無論對文件和記錄都只提出控制的要求，沒有一定要編號的要求。

6、空白表單的設計有講究的。傳統(tǒng)的等級式管理是各個部門設計各自的表單，要求別人來填寫。目的是為了控制別人；現代的管理，采用過程模式管理，根據過程來設計表單，各該職能在同一的表單上填寫各自有關的內容，目的是為了向有關職能提供有用的信息。這兩種是決然不同的觀念和做法。后者可以少填寫一些共同的內容，可以大大節(jié)約時間和發(fā)生錯誤的機會，提高工作效率。

7、還要說明，并不是所有記錄都必須采用表單的形式。不用表單也可以成為記錄，但還是要滿足標準第4.2.4條要求。

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