外來文件不是“非受控文件”

外來文件不是“非受控文件”

《中國質(zhì)量認(rèn)證》雜志2003年第4期刊載的《體系文件的編寫與管理》（以下簡稱《文件》）一文認(rèn)為，受控文件的重要性是受組織控制并能對(duì)其進(jìn)行更改。對(duì)通過其他渠道收集或由特殊渠道提供的外來文件，都可視為“非受控文件”，如用于投標(biāo)的文件，顧客提供的圖紙、資料，以及公文等。對(duì)于這類文件，組織可不對(duì)其進(jìn)行更改控制……筆者認(rèn)為，這種觀點(diǎn)不對(duì)。

按GB/T19001：2000標(biāo)準(zhǔn)4.2.3關(guān)于“質(zhì)量管理體系所要求的文件應(yīng)予以控制”的要求，組織對(duì)于質(zhì)量管理體系所要求的文件都應(yīng)予以控制。哪些文件是質(zhì)量管理體系所要求的文件呢？4.2.1指出，“質(zhì)量管理體系文件應(yīng)包括：a）形成文件的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)；b)質(zhì)量手冊(cè)；c)本標(biāo)準(zhǔn)所要求的形成文件的程序；d)組織為確保其過程的有效策劃、運(yùn)行和控制所需的文件；e)本標(biāo)準(zhǔn)所要求的記錄?！?/p>

《文件》一文所提到的顧客提供的圖紙、資料，與質(zhì)量管理體系有關(guān)的的公文等外來文件，都是組織質(zhì)量管理體系過程所必需的，是質(zhì)量管理體系文件的一部分，屬于4.2.1所指的“組織為確保其過程的有效策劃、運(yùn)行和控制所需的文件”。因此，不應(yīng)該將這些文件視為非控文件。

對(duì)于《文件》一文所說的“用于投標(biāo)的文件”，可能指組織收到的外來的投標(biāo)文件，而不是自己用于投標(biāo)文件（組織用于投標(biāo)的文件不是外來文件）。組織在招、投標(biāo)活動(dòng)中受到的外來文件有兩種：外來的招標(biāo)文件（組織將據(jù)此策劃是否投標(biāo)）、外來的投標(biāo)文件（組織將據(jù)此策劃、選擇合格供方），都屬于4.2.1條d款所指的文件，不應(yīng)該視為非受控文件。

組織的外來文件有很多，如與質(zhì)量管理體系有關(guān)的各種標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)、外來函件（包括顧客反饋的信件和可能為本組織所利用的廣告）等，都應(yīng)屬于4.2.1條d款所指的文件。

當(dāng)然，組織不能對(duì)外來文件進(jìn)行更改或修訂，但不能以次為理由而認(rèn)為外來文件是非受控文件。組織對(duì)文件的控制體現(xiàn)在許多方面，決不僅僅在于控制其更改。就外來文件而言，雖然4.2.3只寫了“確保外來文件得到識(shí)別，并控制其分發(fā)”一句話，但其包括的內(nèi)容很豐富，是與該條款的其他要求相呼應(yīng)的。

組織對(duì)外來文件進(jìn)行控制，首先要識(shí)別文件是否“組織為確保其過程的有效策劃、運(yùn)行和控制所需的文件”，并注意識(shí)別其時(shí)效性。有些外來文件不屬于這類文件，如組織不適用的標(biāo)準(zhǔn)、無針對(duì)性的信函、宣傳資料等。

上述對(duì)外來文件進(jìn)行的兩種識(shí)別，就是對(duì)外來文件進(jìn)行控制的內(nèi)容之一，即把住外來文件的進(jìn)口關(guān)。這符合4.2.3條a款“確保文件是充分與適宜”的規(guī)定。

組織要確定外來文件的發(fā)放范圍，在受控條件下分發(fā)，“確保在使用處可獲得適用文件的有關(guān)版本”（4.2.3條d款）。這里的“適用文件的有關(guān)版本”，往往與文件的實(shí)效性有關(guān)。

分發(fā)外來文件還要“確保文件保持清晰、易于識(shí)別”（4.2.3條e款）。這也是“控制其分發(fā)”的內(nèi)容。

還要關(guān)注外來文件可能發(fā)生的變化，如建立相應(yīng)的管理過程，跟蹤本組織應(yīng)用的標(biāo)準(zhǔn)或其他外來文件的版本更新。必要時(shí)換發(fā)文件或加以標(biāo)識(shí)。這符合4.2.3條b)、c)、g)“必要時(shí)對(duì)文件進(jìn)行評(píng)審與更新”、“確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識(shí)別”、“防止作廢文件的非預(yù)期使用”的要求。

以上是控制外來文件的主要內(nèi)容。

至于是控制外來文件是否要加受控標(biāo)識(shí)，是否要列出受控文件清單，標(biāo)準(zhǔn)沒有提出要求，也不是必須的控制手段。但是，筆者認(rèn)為，應(yīng)將適用的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，特別是強(qiáng)制性預(yù)期使用作廢文件。

以上是筆者對(duì)“外來文件的控制”的一些認(rèn)識(shí)，不當(dāng)之處敬請(qǐng)指教。

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